проводить совещания и заседания

2020/06/01

Умение развлекать.

Начинать всегда тяжело.

Он быстро листает страницы туда-сюда, вверх-вниз, вперед-назад. Нервно хватается за карман и достает оттуда маркер. Еще раз подчеркивает, выделяет, ставит отметки. Иван – мастер своего дела, он обладает отличными знаниями и навыками. Но проблема в том, что ему очень сложно понятно и доступно рассказать о них другим.

Как начать презентацию? Как привлечь внимание слушателей?

Нам известно, что есть хорошие материалы для презентаций, благодаря которым легко сделать тему более наглядной. Но одни эти средства не помогут стать отличным докладчиком, поэтому мы хотим снабдить вас всем необходимым для удачной презентации: языковые стилистические средства и примеры из практики в этом случае так же важны, как и товары из нашего магазина.

проводить совещания и заседания wt$

Неудачный сценарий.

Или как Ивану делать не стоило.

Похоже, у Ивана пока нет ответа на наши вопросы. Он демонстрирует то, чего делать не стоило: начинает с длинной цитаты, не имеющей отношения к теме. На каждом шагу он использует профессиональный жаргон, понятный далеко не каждому. Он считывает длинный текст со слайда презентации.

И при этом ему невдомек, что его слушатели засыпают. 

проводить совещания и заседания wt$

Удачный сценарий.

Как начать речь.

1. Вступление.

Если вы сразу хотите объявить, о чем будет идти речь, разделите ее на три простых составляющих: проблема, идея, решение.

«Наша система управления товарами устарела. Поэтому мы нашли оптимальные альтернативы и сравнили их. Одна из этих систем победила с явным преимуществом, и я продемонстрирую почему.»

2. Неожиданность.

Eсли удастся удивить слушателей, их внимание обеспечено.

  • Вступите с публикой в диалог, задайте вопрос или попросите поделиться мнениями по теме. «Вам нравится работать с вашей системой управления товарами? Вы не хотите в ней что-нибудь изменить?» Белая доска или экран с рейкой будут весьма кстати, для того чтобы записать поступившие идеи, особенно если вы их подхватите и разовьете в своей речи, показав тем самым, что вы тоже так считаете.
  • Попытайтесь заставить публику пофантазировать: «Представьте себе, что вы живете в XXII веке. Как, по вашему представлению, мы будем заказывать и продавать в будущем?» Это даст возможность слушателям принять активное участие в обсуждении темы до того, как вы озвучите ваши решения.
  • Шокируйте публику, продемонстрировав худший сценарий развития событий: «Если мы сейчас не сменим систему, то через пять лет оборот сократится наполовину». Теперь слушателям станет ясно, что ваша тема важна и актуальна.
проводить совещания и заседания wt$

3. Обещания.

Обещанное нужно выполнять. Если вы так и делаете, то обещания – полезная вещь: «После этого доклада вы захотите работать в новой системе». Если же вы не можете выполнить обещание, не давайте его.

4. Вступительное предложение.

Начните с ключевого тезиса. Например, Стив Джобс так объявил о первом смартфоне iPhone в 2007 году: «Сегодня Apple заново изобретет телефон». Вступительные предложения такого рода имеют характер заголовка, характеризующего всю тему презентации.

Прокачайте вашу реч.

Средства, которые помогут достигнуть цели.

Иван – не прирожденный оратор. Помимо жаргонизмов, запинок и слов паразитов его речь пестрит множеством прилагательных, номинализаций и придаточных предложений. Если бы он усвоил несколько простых правил стилистики, его слушатели бы не скучали.

Не нужно быть мастером ораторского искусства, чтобы соблюсти следующие правила:

проводить совещания и заседания wt$

1. Коротко и ясно.

Попробуйте использовать в предложениях, подводящих к теме, не более 150 символов! Чем короче и четче они будут, тем легче будет слушателям их понять. Короткие предложения можно записать на бумаге или на доске. «Наше предприятие должно оставаться конкурентоспособным. Предлагаю познакомиться с перспективной системой управления товарами!»

2. Проблема и решение.

Конкуренты, плохая экономическая ситуация или профессиональные проблемы. Нужно сдвинуться с мертвой точки? Проявите гибкость. Продемонстрируйте, какие негативные последствия влекут за собой эти факторы и после этого представьте «спасительное» решение.
Например, для Вилли Брандта берлинская стена была противником задолго до прекращения существования ГДР: «Берлин будет жить, а стена падет. Хотя, впрочем, часть этого страшного сооружения, но только часть, можно оставить, как напоминание об этом монстре из прошлого». И мы знаем, что даже эту сложную историческую задачу удалось решить.

3. Преимущества и факты.

Технические детали и процессы несомненно важны, но только если слушатели будут знать, зачем. После того, как вы озвучите, для чего они нужны, слушателям захочется узнать, как они работают. Наглядно демонстрируйте преимущества на протяжении всей презентации и зафиксируйте их на флипчарте или на доске.

4. 1, 2 и 3.

Указания, разделенные на три части, понять легче. Как правило внимание публики сохраняется до третьей части.
Следуя этому правилу трех частей Стив Джобс вывел на рынок iPhone: «Сегодня мы представим три изделия, которые произведут переворот». На самом деле это было одно изделие с тремя функциями, но эти три функции отлично запомнились: слушать музыку, звонить по телефону, пользоваться Интернетом. Так родился смартфон.

5. Продажи и мечты.

Продавайте мечты! Не новую систему управления товарами, а обещание более простой процедуры заказа, большего оборота или большего объема памяти.

6. Текст и изображение.

Избегайте повторений. Лучше используйте подходящие, легко запоминающиеся картинки. Для ключевых слов, тематических подпунктов и преимуществ используйте презентационные стены. Если вы часто проводите презентации, приобретите модерационный чемодан, чтобы необходимые материалы всегда были под рукой.

7. Числа и сравнения.

Большие числа не всегда сразу понятны слушателям. Чем больше число, тем важнее подобрать аналогию и сравнение, которые делают данные для слушателей более наглядными и значимыми.
Хайнц Смиталь из Greenpeace в своей речи против использования атомной энергии использовал такое сравнение: он поднял стакан, наполненный водой на три четверти, и сказал, что такого количества цезия-137 достаточно, чтобы заразить половину территории Германии.

8. Просто и прямо.

Избегайте профессионального жаргона, длинных слов и большого количества прилагательных. Ясный, простой и прямой язык намного эффективнее.

9. Эмоции и страсть.

У вас есть изображения, видеоролики, анекдоты, подходящие к вашей теме? Они способны вызвать радость, воодушевление или сопереживание? Используйте эти средства при подаче важной информации. Эмоции будут связаны с определенным моментом, и информация не забудется.

И еще.

Что дальше?

Иван считает, что тренировка – залог успеха: он не хотел бы еще раз пережить позора на презентации. Поэтому он использует подходящие стилистические средства и тщательно выбирает содержимое для новой презентации. Он тренируется перед зеркалом, на членах семьи, а затем в качестве генеральной репетиции держит речь перед несколькими коллегами. Так он находит собственный стиль, а выступление перед публикой начинает приносить ему удовольствие. То есть Иван следует совету Стива Джобса: «Учитесь! Оставайтесь ненасытными, оставайтесь сумасшедшими!».