Назад
Советы по продуктам для Офиса

Динамичный офис: выбирайте лучшие решения для успеха

На складе или производстве, при разработке или в управлении потребительскими ресурсами: никогда раньше быстрое принятие правильных решений не было так важно. Если вы организуете встречи, процессы и производство по принципу Agile Work, то вам не придется бороться за клиентов, инновации и перспективы.

Советы для офиса в стиле Agile wt$

Неопределенность как принцип организации работ: для чего нужен динамичный офис?

Термины Agile Work и Scrum у всех на устах. Широкое распространение цифровых технологий переворачивает с ног на голову давно известные принципы работы и структуры предприятий – в любой отрасли и на предприятии любой формы.

Если раньше предпочитали продолжительное проектирование, планирование финансового года и разграничение процессов, то теперь говорят о гибкости, сокращении циклов разработки и производства, повышенных требованиях к заинтересованным группам и постоянной коммуникации и синхронности цифровой экономики.

В таких условиях традиционные процессы проектирования и рабочие процессы вряд ли будут успешными. Это впервые заметили в индустрии программного обеспечения и наряду с методом управления Scrum сформулировали принцип agile-метода, который был перенесен на структуру предприятий и все рабочие процессы.

Agile-предприятия отличаются большой степенью гибкости и сетевой структурой.

  • Несколько этапов проекта обрабатываются в командах (или частях) параллельно, планирование процессов постоянно корректируется.
  • Участники проекта в междисциплинарных командах способны брать на себя разные роли и задачи.
  • Благодаря четко поставленным (содержательным и временным) подзадачам без определенного результата снижается время, затраченное на проекты и задачи, и повышается качество результата.
  • Изменения, непредвиденные ситуации или новая информация всегда ожидаемы, поэтому на них так легко отреагировать.
  • Постоянная коммуникация со всеми участниками и заказчиками предотвращает ошибки или непонимание.

Для таких условий не подходят традиционные офисные структуры с фиксированными рабочими местами, отдельными офисами и устаревшими техниками презентации. Только когда все участники процесса наилучшим образом информированы, хорошо работают отдельные принципы гибкого предприятия. Уже поэтому динамичный офис должен соответствовать принципам Scrum и Agile:

  • открытый и гибкий план помещения для создания проектных команд и быстрой коммуникации;
  • средства визуализации и презентации в каждом месте проведения собраний;
  • различные места проведения собраний для формальной и неформальной коммуникации (конференц-зал или стойка);
  • разные варианты рабочих мест (письменный стол, вестибюль, вертикальное рабочее место) для различных этапов работы;
  • оптимальное объединение аналоговых и цифровых средств визуализации и презентации.

Scrum в динамичном офисе: меньше заседаний, больше результатов

Успех концепции Scrum основан на осознании того, что успешные результаты проекта не могут быть спланированы с самого начала. Скорее, развивается видение результата, основанное на последовательном анализе потребностей клиента.

Это видение появляется во время планирования на вышестоящем уровне (так называемом Product Backlog) и за счет промежуточных результатов и анализа деталей или этапов проекта (Sprint Backlog) в ходе разработки постоянно адаптируется в соответствии с имеющимися условиями.

Советы для офиса в стиле Agile wt$

Другими словами, комплексные проекты становятся не менее сложными, а реализуемыми благодаря делению на этапы, четкому разделению ролей и правильным техникам документации и визуализации.

Основным элементом метода Scrum являются четыре события, называемые встречами, на которых участники Scrum-команд делятся результатами своей работы с коллегами и другими важными участниками. Особенность этих встреч заключается в сильно выраженной формализации.

  • Каждое событие имеет точную тему и четко сформулированное содержание.
  • Каждое событие концентрируется на своей теме.
  • Каждое событие имеет четко указанное время, которое не может быть превышено.
  • Каждое событие четко интегрировано в план проекта.

Такие простые на первый взгляд правила являются настоящей революцией в культуре типичных встреч. Особенно на начальном этапе гибкой организации требуется сильный модератор или куратор, который будет управлять переходом. В системе Scrum таким человеком является Scrum-мастер.

Он отвечает не только за бесперебойный процесс, но и за выполнение всех необходимых условий для различных типов встреч. Сюда также относиться оснащение офиса.

Оснащение офиса для гибкой работы: четыре сценария, четыре требования к оснащению

Даже если четыре типа встреч Scrum лишь ограниченно содержат принципы гибкой работы, они являются прекрасным примером, как взаимодействуют продуманные общие условия, оснащение и решения в современном предприятии.

В планировании спринта обозначаются цели и задачи (Tasks) предстоящего цикла проекта (Sprint). Эта встреча со всеми ролями в рамках Scrum (ответственный за принятие решений Product Master, Team и Scrum Master) занимает не более двух часов в спринт-неделю, она должна проводиться в оптимально оснащенном проектном помещении с достаточной рабочей площадью и современной техникой для презентаций.

Daily Scrum – это ежедневная встреча Scrum-команды со Scrum-мастером в начале рабочего дня. Она длится всего 15 минут, на ней обсуждается, что было или не было достигнуто за прошлый день и что должно быть сделано за предстоящий рабочий день. Для скорости эти встречи проводятся стоя. Идеальным местом встречи станет стойка, также потребуется так называемая доска задач (Taskboard) для наглядного отображения выполненных и предстоящих задач.

Sprint Review подводит промежуточный итог в конце спринта. Особенность: получение обратной связи от заказчика по текущему состоянию продукта/проекта и по планированию следующего этапа. Такая встреча продолжительностью не более одного часа за спринт неделю должна проводиться в презентабельном конференц-зале, где клиент получит благоприятное впечатление о предприятии. Здесь также потребуется современная техника для презентации и модерации.

Sprint Retrospektive подводит итог прошедшему спринту, кроме того, это возможность команды для обсуждения принципа работы, для критики и авторефлексии. Эта 45-минутная встреча должна проводиться в специальных условиях, за пределами собственного рабочего места и не в «официальных» местах встречи. Вестибюли со столиками и креслами для бистро станут идеальным решением.

Советы для офиса в стиле Agile wt$

Готовы к динамичному офису? Как оснастить предприятие?

Не следует недооценивать объединение аналоговых и цифровых средств визуализации и презентации в динамичном офисе. Для визуализации и коммуникации подойдут классические белые доски и экраны с рейкой.

Так называемая доска задач (Taskboard), основанная на принципах доски Канбан, представляет собой простое средство визуализации, где можно разрабатывать и назначать ежедневные задачи или более крупные этапы планирования.

Они всегда должны быть доступны там, где команды встречаются (ежедневно) – не только в конференц-зале или офисе, но и рядом со стойкой или местом встречи.

Невозможно представить динамичный офис без цифровых технологий. Планирование и документация обрабатываются с помощью цифровых инструментов. Поэтому так важна мобильная техника – планшеты, ноутбуки, смартфоны.

В динамичном офисе их дополнят средства для презентаций и работы, такие как настольная подставка для планшета GO-TO™ или комплект Capture APP, который позволит оцифровать аналоговые изображения с белой доски.

Четкая формулировка – эффективная работа

Девиз метода Agile звучит так: меньше болтать, говорить по сути и больше делать. Важной составляющей гибкой организации являются обучающие курсы по коммуникации и новая культура встреч. Все это требует обучения, навыков и времени.

Мы охотно окажем вам поддержку в выборе подходящего оснащения для вашего офиса. Просто свяжитесь с нами.

Самые популярные категории из данного руководства